Si has intentado averiguar cuánto cuesta una plataforma de gamificación para formación, ya sabes cómo acaba: recorres seis webs del sector y en las seis encuentras el mismo botón, «solicita una demo», y ni una cifra. Es una práctica generalizada y tiene su lógica comercial, pero deja al responsable de formación en una posición incómoda: tiene que pedir presupuesto a dirección sin saber si hablamos de tres mil euros o de treinta mil.
Este artículo no da una tarifa —ninguna sería honesta sin conocer el caso—, pero sí explica los cuatro modelos de precio que existen, cómo se comportan a tres años y qué costes no aparecen nunca en la propuesta inicial. Con eso se puede estimar un orden de magnitud y, sobre todo, saber qué preguntar.
Los cuatro modelos de precio del sector
1. Por usuario activo y mes
El más extendido. Se paga por cada persona que ha entrado a la plataforma en el periodo facturado. Suena razonable —pagas por lo que usas— y tiene una trampa evidente en cuanto lo piensas dos veces: cuanta más gente formas, más pagas.
Conviene además aclarar la definición de «activo», porque varía entre proveedores. ¿Cuenta quien entra una vez en el mes? ¿Quien completa una prueba? ¿Se factura por el pico o por la media? La diferencia entre una definición y otra puede ser del 40 % en la factura anual.
2. Por campaña o proyecto
Habitual en agencias que producen experiencias a medida. Se presupuesta cada acción formativa por separado, con su diseño, su contenido y su despliegue. La calidad puede ser muy alta y el resultado muy vistoso.
El problema es de continuidad: cada nueva formación vuelve a empezar el ciclo de propuesta, aprobación y presupuesto. En la práctica, esto limita a una o dos acciones al año, que es justo lo contrario de lo que necesita una empresa que quiere formar de forma continuada.
3. Por tramos de usuarios
Se contrata una franja —hasta 50, hasta 150, hasta 500— y dentro de ella el precio es fijo. Es más predecible que el pago por usuario activo y evita la penalización por formar a más gente dentro del tramo.
Lo que hay que mirar aquí es qué pasa al pasarse: si superar el tramo obliga a saltar al siguiente durante todo el periodo, una campaña puntual que incorpore a diez personas de más puede salir cara.
4. Licencia de compañía
Un precio cerrado por periodo que cubre a toda la organización y todas las campañas que se quieran lanzar. Es el modelo que usamos en Ponte a Prueba, con cuatro tramos según tamaño y duraciones de tres, seis o doce meses.
Su virtud no es tanto el importe como el incentivo que genera: como lanzar una campaña más no cuesta más, el criterio para decidir si se forma a un departamento vuelve a ser si lo necesita, no si cabe en el presupuesto.
Los mismos 180 empleados, cuatro facturas distintas
Un ejemplo con cifras inventadas pero con proporciones realistas, para ver cómo se comporta cada modelo. Empresa de 180 personas que quiere lanzar tres campañas al año: onboarding continuo, formación de producto para los 45 comerciales y compliance anual para toda la plantilla.
| Modelo | Cómo se calcula | Comportamiento al crecer |
|---|---|---|
| Por usuario activo | Precio unitario × personas que entran × meses activos | Sube con cada persona y con cada campaña. La tercera campaña es la más difícil de justificar |
| Por campaña | Presupuesto independiente × 3 | Cada campaña se negocia de nuevo; la cuarta rara vez se aprueba |
| Por tramos | Cuota del tramo 151–250 | Estable dentro del tramo; salto brusco al superarlo |
| Licencia de compañía | Cuota fija del tramo por periodo | Plana. La cuarta y la quinta campaña salen a coste marginal cero |
Supón un precio de ejemplo de 8 € por usuario activo y mes. Los 45 comerciales formándose seis meses son 2.160 €. Añade el compliance de los 180 durante dos meses: 2.880 € más. Y el onboarding, con veinte incorporaciones repartidas en el año, otros 1.000 €. Total aproximado: 6.000 € por tres campañas, y con la certeza de que la cuarta sumará.
El número exacto da igual. Lo relevante es la forma de la curva: en el modelo por usuario, el coste crece exactamente en la misma dirección que el éxito del proyecto. Cuanto mejor funciona y más se quiere usar, más caro sale. Es un incentivo torcido, y en la práctica acaba decidiendo a quién se forma y a quién no.
Los costes que no salen en la propuesta
La cuota de licencia suele ser la parte más pequeña del coste real. Estos son los conceptos que aparecen después y que conviene sacar a la mesa en la primera reunión.
- Puesta en marcha. Alta de usuarios, configuración, formación del administrador. Algunos proveedores lo incluyen y otros lo facturan como implantación.
- Creación de contenido. Este es el grande, y el que más veces se subestima. Si la plataforma no genera las preguntas y hay que encargarlas, el coste del contenido puede superar al de la licencia. Una prueba de 25 preguntas bien redactadas y revisadas es un día de trabajo de alguien que conoce el temario.
- Personalización de marca. Logo y color corporativo suelen entrar. Un entorno visual exclusivo, no.
- Integraciones. Conectar con el directorio corporativo o el LMS existente casi nunca está en la tarifa base.
- Idiomas. Si hay que desplegar en varios países, pregunta si la traducción del contenido está incluida y quién la valida.
- Horas internas. No se factura, pero se paga. Cuántas horas de tu equipo hacen falta para montar y seguir cada campaña es un dato que hay que estimar antes de firmar, no después.
La pregunta correcta no es cuánto cuesta la licencia
Es cuánto cuesta cada persona efectivamente formada al año. Y ahí es donde los números se ordenan solos.
Una plataforma barata en la que participa el 30 % de la plantilla sale más cara por persona formada que una más cara con el 85 % de participación. La cuota de licencia es visible; la participación es la que decide el coste real, y depende de cosas que no aparecen en la tarifa: si hay que descargar una app, si la mecánica sostiene la atención más allá del primer día, si el contenido está bien hecho.
Antes de comparar precios, pídele a cada proveedor su tasa media de participación en despliegues reales y cómo la mide. Es una pregunta incómoda y muy reveladora.
Qué preguntar antes de firmar
Diez preguntas que ordenan cualquier negociación y que conviene hacer por escrito:
- ¿Qué se considera exactamente un usuario activo y cómo se factura: por pico o por media?
- ¿Hay límite de campañas al año? ¿Qué cuesta la siguiente?
- ¿La creación de contenido está incluida o se factura aparte?
- ¿Qué incluye la puesta en marcha y cuánto tarda?
- ¿Qué pasa si superamos el tramo contratado a mitad de periodo?
- ¿Hace falta instalar una aplicación? ¿Y si sistemas no la aprueba?
- ¿Dónde se alojan los datos y qué ocurre con ellos al terminar el contrato?
- ¿Qué informes salen de serie y cuáles hay que pedir?
- ¿Cuál es la participación media de vuestros clientes y cómo la calculáis?
- ¿Cuál es el coste total a tres años con nuestro número real de empleados, no con el del piloto?
Cómo lo planteamos en Ponte a Prueba
Licencia de compañía con campeonatos ilimitados en todas las áreas: no se paga por campaña ni por usuario activo. Cuatro tramos según el número de participantes —hasta 20, hasta 50, hasta 150 y más de 150 a medida— y duraciones de 3, 6 o 12 meses, con mejor precio por mes en la anual.
Todos los tramos incluyen los cuatro entornos temáticos, las pruebas generadas con inteligencia artificial a partir de vuestros materiales, los avatares, el backoffice con roles, los informes exportables, el soporte y el alojamiento. La cifra concreta depende del tramo y del periodo, y la damos en la primera conversación sin rodeos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué nadie publica precios en este sector?
Por dos razones. Una legítima: el precio depende mucho del tamaño y del alcance, y una cifra suelta despista más que informa. Y otra menos legítima: obligar a pasar por una demo comercial antes de dar cualquier dato. Lo razonable es exigir el modelo y el orden de magnitud en la primera llamada.
¿Sale más barato desarrollar algo propio?
Casi nunca. La parte visible —preguntas y puntos— es la fácil. Lo caro es todo lo demás: gestión de usuarios y permisos, informes, rendimiento con cientos de personas simultáneas, accesibilidad, cumplimiento de protección de datos y, sobre todo, el mantenimiento durante años. Un desarrollo interno suele costar varias veces la licencia y envejece sin que nadie lo actualice.
¿Se puede empezar con un piloto?
Sí, y es lo recomendable: un departamento, una campaña, un mes. Lo importante es acordar de antemano qué resultado se considera un éxito. Un piloto sin criterio de éxito definido siempre acaba en «ha estado bien» y no decide nada.
¿Qué presupuesto mínimo hay que tener?
Para equipos de menos de veinte personas, una plataforma completa rara vez se justifica; suele bastar con herramientas más ligeras. A partir de ahí, el cálculo que importa es el coste por persona formada frente a lo que cuesta hoy la alternativa: jornadas presenciales, desplazamientos y horas de trabajo perdidas.
En resumen
El precio de lista importa menos que el modelo. Pagar por usuario activo convierte el presupuesto en un filtro que decide a quién se forma; pagar por campaña limita cuántas veces se forma al año. Una licencia de compañía elimina las dos restricciones y deja que la decisión sea formativa en lugar de contable.
Si quieres un número concreto para vuestro caso, escríbenos con el tamaño de la plantilla y las campañas que tenéis en mente y te lo damos en la primera conversación.
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